કન્ટેન્ટ ક્રિએટરનું કામ ઢગલો થઈ ગયું છે? આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ એઆઈ સાથે ગમે તે રીતે ગોઠવો

સવારે નવ વાગ્યા છે. તમે લેપટોપ ખોલ્યું છે. સ્ક્રીન પર ત્રણ ટેબ ખુલ્લા છે — એકમાં ક્લાયન્ટનો મેસેજ, બીજામાં અધૂરી સ્ક્રિપ્ટ, ત્રીજામાં કાલે પોસ્ટ કરવાનો વિડિયો. વચ્ચે ફોન પર ચાર નોટિફિકેશન. તમે વિચારો છો, 'પહેલું શું કરું?' અને એ જ વિચારમાં અડધો કલાક નીકળી જાય છે. આ દૃશ્ય દરેક કન્ટેન્ટ ક્રિએટર માટે ઓળખીતું છે. કામ ઓછું નથી હોતું, પણ કઈ દિશામાં પહેલું પગલું ભરવું તે નક્કી કરવું અઘરું બની જાય છે.

અહીં કામ આવે છે આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ. તે કામને બે સાદા પ્રશ્નો પર તપાસે છે: શું આ કામ તાત્કાલિક છે? અને શું આ કામ ખરેખર મહત્વનું છે? આ બે પ્રશ્નોના જવાબમાંથી ચાર ખાનાં બની જાય છે. તાત્કાલિક અને મહત્વનું — તરત કરો. મહત્વનું પણ તાત્કાલિક નહીં — કેલેન્ડરમાં સમય નક્કી કરો. તાત્કાલિક પણ મહત્વનું નહીં — બીજાને સોંપો. અને જે ન તાત્કાલિક છે ન મહત્વનું — તે છોડી દો. આટલું સમજ્યા પછી એઆઈ આ ખાનાં ભરવાનું કામ ઝડપી બનાવે છે.

એઆઈ આ યાદી સાથે શું કરે છે?

તમે એઆઈને તમારી બધી પેન્ડિંગ કામની યાદી લખીને આપો છો. એઆઈ દરેક લાઇન વાંચે છે, તેમાંના શબ્દો પરથી અંદાજ લગાવે છે કે આ કામમાં તાકીદ કેટલી છે અને અસર કેટલી છે, અને પછી ચાર ખાનાંમાં ગોઠવે છે. આ એક અંદાજ છે, કાનૂની ચુકાદો નહીં. એટલે કે એઆઈ તમને વિચારવાની દિશા આપે છે, પણ તમારા કામની અંદરની વાત — કયો ક્લાયન્ટ કેટલો અગત્યનો છે, કયો વિડિયો તમારી કારકિર્દી માટે મહત્વનો છે — તે એઆઈ જાણતું નથી. એ તમારે જ ઉમેરવું પડે.

પહેલો પ્રયોગ: સાદો પ્રશ્ન

જ્યારે તમે એઆઈને ફક્ત યાદી આપો છો

મારી પાસે આ કામ છે: વિડિયો એડિટ, ક્લાયન્ટનો રિપ્લાય, થંબનેલ બનાવવું, સ્ક્રિપ્ટ લખવી, ઇન્સ્ટાગ્રામ કેપ્શન, ઇમેઇલ ચેક કરવા. આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સમાં ગોઠવો.

આ જવાબ સાચો લાગે છે, પણ તેમાં એક મોટી ખામી છે. એઆઈએ 'ઇન્સ્ટાગ્રામ કેપ્શન'ને છોડી દેવાનું કહ્યું — જ્યારે તે તમારી પોસ્ટનો એક ભાગ હોઈ શકે. તેને ખબર નથી કે તમારો ક્લાયન્ટ કેટલો અગત્યનો છે, કે કાલે પોસ્ટ કરવાનો વિડિયો કેટલો મહત્વનો છે. એઆઈએ ફક્ત શબ્દો પરથી અંદાજ લગાવ્યો. તમારા કામનો સંદર્ભ તેની પાસે નહોતો.

જ્યારે તમે એઆઈને સંદર્ભ સાથે યાદી આપો છો

તું એક કન્ટેન્ટ ક્રિએટરનો પ્રોડક્શન મેનેજર છે. મારું કામ: દરરોજ એક વિડિયો, અઠવાડિયામાં બે ક્લાયન્ટ પ્રોજેક્ટ, અને ઇન્સ્ટાગ્રામ પર સક્રિય રહેવું. આજે મારી પાસે: (1) કાલે સવારે પોસ્ટ થનારો વિડિયો અધૂરો છે, (2) એક ક્લાયન્ટે ફી વિશે પૂછ્યું છે, (3) નવી સ્ક્રિપ્ટ લખવાની છે, (4) થંબનેલ બનાવવું છે, (5) ઇમેઇલમાં એક નવો પ્રોજેક્ટ પ્રસ્તાવ આવ્યો છે. આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સમાં ગોઠવ અને દરેક ખાનાંમાં કેમ એ કામ પડ્યું તે એક લાઇનમાં કહે. જો કોઈ માહિતી ખૂટતી હોય તો પૂછ.

આ જવાબ વધુ ઉપયોગી છે કારણ કે એઆઈએ દરેક કામને કેમ એ ખાનાંમાં મૂક્યું તે સમજાવ્યું. તેણે પોતાની અનિશ્ચિતતા પણ કબૂલી — ક્લાયન્ટ નવો હોય તો તેનું સ્થાન બદલાઈ શકે. આ રીતે તમે એઆઈના જવાબને તમારા નિર્ણય સાથે સરખાવી શકો છો, આંખ મીંચીને માની લેવાની જરૂર નથી.

કોપી કરવા માટે તૈયાર ટેમ્પલેટ

નીચેનું ટેમ્પલેટ તમારા રોજિંદા કામ માટે વાપરી શકો છો. ચોરસ કૌંસમાં તમારી માહિતી ભરો અને એઆઈને આપો.

તું [તમારો વ્યવસાય, દા.ત. યુટ્યુબ ક્રિએટર] માટે પ્રોડક્શન મેનેજર છે. મારું મુખ્ય ધ્યેય: [તમારું ધ્યેય, દા.ત. અઠવાડિયામાં ત્રણ વિડિયો પ્રકાશિત કરવા]. આજે મારી પાસે આ કામ છે: [તમારી બધી પેન્ડિંગ કામની યાદી]. આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સમાં ગોઠવ. દરેક કામ માટે એક લાઇનમાં કારણ આપ. જો કોઈ માહિતી ખૂટતી હોય તો પૂછ. અંતે કહે કે પહેલું કામ કયું છે અને કેમ.

એઆઈ ખોટી દિશામાં જાય તો તરત સુધારો

• જો એઆઈ બધું 'તાત્કાલિક' કહે, તો કહો: 'ફક્ત એ જ કામ તાત્કાલિક ગણ જે આજે ન કરવાથી સીધું નુકસાન થાય.'
• જો એઆઈ તમારા ધ્યેયને ભૂલી જાય, તો કહો: 'મારું ધ્યેય યાદ રાખ — [ધ્યેય] — અને એના આધારે ફરી ગોઠવ.'
• જો એઆઈ વધુ પડતું સલાહ આપે, તો કહો: 'ફક્ત ચાર ખાનાંમાં ગોઠવ અને દરેકમાં એક લાઇનનું કારણ આપ. બીજું કંઈ ન લખ.'

સફળતા કેવી રીતે માપવી?

તમારો પ્રયોગ સફળ થયો છે કે નહીં તે એથી ખબર પડે કે તમે એઆઈની યાદી જોયા પછી પોતે નક્કી કરી શકો છો કે પહેલું કામ કયું છે — અને એ નિર્ણય તમારા ધ્યેય સાથે મેળ ખાય છે. જો એઆઈની યાદી તમને વધુ ગૂંચવે, તો તમારો પ્રોમ્પ્ટ વધુ સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર છે. એક વધારાની ટીપ: તમારા ફોનમાં એઆઈ એપના વોઇસ મોડમાં આ જ પ્રોમ્પ્ટ બોલીને પૂછો. બોલવાથી તમને ખબર પડશે કે તમારો પ્રશ્ન સ્પષ્ટ છે કે નહીં, અને જવાબ સાંભળવો સહેલો લાગે છે કે નહીં. આ રીતે તમે તમારી કામની યાદીને ગોઠવવાની આદત કેળવી શકો છો.