લાંબા ઈમેલની ચેઈન અને રિપોર્ટનું કામ: જીમેલ અને ડોક્સમાં જેમિની કેવી રીતે મદદ કરે છે?

સવારે ઓફિસે પહોંચો છો અને ઈનબોક્સમાં એક જ વિષય પર 40 ઈમેલની ચેઈન પડી હોય છે. કોઈએ તારીખ બદલી છે, કોઈએ બજેટમાં ફેરફાર કર્યો છે, અને વચ્ચે એક ઈમેલમાં નિર્ણય પણ થઈ ગયો છે. આખી ચેઈન વાંચવામાં જ અડધો કલાક નીકળી જાય, અને પછી જવાબ લખવાનું કામ બાકી રહે. આ જગ્યાએ જીમેલમાં જેમિની કામમાં ઉતરે છે.

ઈમેલની ચેઈનમાંથી મુખ્ય મુદ્દા કેમ બહાર આવે છે?

જીમેલમાં લાંબો ઈમેલ ખોલો. ઉપર જમણા ખૂણામાં જેમિનીનું ચિહ્ન દેખાય છે. તેના પર ક્લિક કરતાં બાજુમાં એક પેનલ ખૂલે છે, જેમાં તમે 'આ ઈમેલનો સારાંશ આપો' પસંદ કરી શકો છો. થોડી ક્ષણોમાં સ્ક્રીન પર ટૂંકમાં લખાયેલું આવે છે કે આખી ચેઈનમાં શું નક્કી થયું, કોણે શું કહ્યું અને આગળ શું કરવાનું બાકી છે.

આ પાછળ કામ કરતી રીત સાદી છે. જેમિની પહેલાં ઈમેલનું લખાણ વાંચે છે, પછી વાક્યો વચ્ચેનો સંબંધ સમજે છે અને છેલ્લે સૌથી જરૂરી માહિતી પસંદ કરીને ટૂંકમાં લખે છે. તે દરેક શબ્દ શોધીને નકલ કરતું નથી, પણ આખા સંદર્ભને જોઈને એવો સારાંશ બનાવે છે જે માણસે લખ્યો હોય તેવો લાગે. આથી જ તે ફક્ત લખાણનો સાર નહીં, પણ તારીખો, જવાબદારી અને નિર્ણયોની યાદી પણ કાઢી આપે છે.

• કોણે શું કામ સંભાળ્યું અને ક્યાં સુધી પૂરું કરવાનું છે તેની યાદી.
• કઈ તારીખે શું નક્કી થયું અને કઈ બેઠકમાં શું વાત આવી તેનો સંક્ષિપ્ત ઉલ્લેખ.
• જવાબ આપવાનું બાકી હોય તેવા મુદ્દા, જેથી કોઈ પ્રશ્ન છૂટી ન જાય.

જવાબ લખવાનું કામ પણ સરળ બને છે

ધારો કે ગ્રાહકે ભાવ અંગે પ્રશ્ન પૂછ્યો છે. તમે જેમિનીને કહો છો કે 'આ ઈમેલનો વિનમ્ર પણ સ્પષ્ટ જવાબ તૈયાર કરો.' તે થોડી સેકન્ડમાં એક ડ્રાફ્ટ લખી આપે છે, જેમાં અભિવાદન, જરૂરી માહિતી અને આગળનું પગલું હોય છે. તમે તેને વાંચીને ફેરફાર કરી શકો છો, ટૂંકો કે લાંબો કરી શકો છો અથવા સીધો મોકલી શકો છો. આ રીતે ખાલી સફેદ પાના સામે બેસવાનો ડર ઓછો થાય છે.

આ જ રીતે ગૂગલ ડોક્સમાં પણ તે કામ લાગે છે. ઘણી વાર ઓફિસમાં રિપોર્ટ લખવાનો હોય છે, પણ તેના માટેની બધી માહિતી અલગ-અલગ ઈમેલમાં પડી હોય છે. તમે ડોક્સમાં જેમિનીને કહી શકો છો કે 'આ ઈમેલની ચેઈનના આધારે એક ટૂંકો પ્રોજેક્ટ રિપોર્ટ બનાવો.' તે મુખ્ય મુદ્દા ગોઠવીને ડ્રાફ્ટ તૈયાર કરી આપે છે. પછી તમે તેમાં તમારી સમજ અને આંકડા ઉમેરીને તેને પૂરો કરી શકો છો.

જ્યાં ધ્યાન રાખવું જરૂરી છે

જેમિની દરેક વાત પકડી શકે તેવું નથી. જો ચેઈનમાં બે વ્યક્તિ વચ્ચે મતભેદ હોય, અથવા છેલ્લી ક્ષણે કોઈએ નિર્ણય બદલ્યો હોય, તો સારાંશ ખૂબ સરળ બની જાય છે. ક્યારેક તે એક મહત્ત્વની ચેતવણી કે શરત ચૂકી જાય છે. તેથી જવાબ મોકલતા પહેલાં અથવા રિપોર્ટ સબમિટ કરતા પહેલાં મુખ્ય મુદ્દા એક વાર જાતે તપાસી લેવા જોઈએ. જેમિની તમારી જગ્યાએ નિર્ણય લેતું નથી, તે ફક્ત તમારો સમય બચાવે છે.

ગોપનીયતા અંગે પણ એક વાત ધ્યાનમાં રાખવી. ગૂગલ તેની કાર્યાલય સેવાઓની નીતિમાં જણાવે છે કે તમારા ઈમેલ અને દસ્તાવેજનો ઉપયોગ તેની મંજૂરી વગર જાહેર એઆઈ મોડેલને તાલીમ આપવા માટે થતો નથી. આનો અર્થ એ છે કે તમારી ઓફિસની અંદરની વાતચીત સીધી રીતે બહારના મોડેલમાં ભળી જતી નથી. તેમ છતાં, અત્યંત ગુપ્ત માહિતી માટે તમારી કંપનીની નીતિ જાણી લેવી હંમેશા સમજદારી છે.

આ સુવિધા ગૂગલ વર્કસ્પેસની વ્યાવસાયિક યોજનાઓ અને ગૂગલ વન એઆઈ પ્રીમિયમ સભ્યપદ સાથે મળે છે. માઇક્રોસોફ્ટ 365માં આઉટલુક અને વર્ડમાં કોપાયલટ પણ આવું જ કામ કરે છે. બંનેનો હેતુ એક જ છે: લખવાનું અને વાંચવાનું કામ ઝડપી બનાવવું. પણ અંતિમ ભાષા, સ્વર અને માહિતી તમારી જ રહે છે, તેથી છેલ્લી નજર હંમેશા તમારી જ હોવી જોઈએ.