ઘરેથી કામ કરો છો અને દિવસ ગૂંચવાયો છે? આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ એઆઈ સાથે ગોઠવો

સવારે નવ વાગ્યે લેપટોપ ખોલ્યું. ઓફિસની બે મીટિંગ, બાળકની શાળાનો સંદેશ, બેંકનો ફોન, અને બોસનો ઈમેલ — બધું એકસાથે સ્ક્રીન પર ચમકે છે. તમે સૌથી પહેલું જે દેખાય તે ઉપાડો છો, અને સાંજે છ વાગ્યે ખબર પડે છે કે સૌથી જરૂરી કામ હજી અડ્યું પણ નથી. ઘરેથી કામ કરતી વખતે આ સૌથી સામાન્ય ગૂંચવણ છે, કારણ કે ઓફિસની દીવાલો અને સમયપત્રકની ટેવ અહીં નથી હોતી.

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ આ ગૂંચવણને સીધી રીતે ઉકેલે છે. તમે દરેક કામને બે સાદા પ્રશ્નો પૂછો છો: શું આ આજે જ કરવું પડશે? અને શું આ કામ ખરેખર મારા ધ્યેય માટે મહત્વનું છે? જવાબ પ્રમાણે ચાર ખાનાં બની જાય છે. પહેલું ખાનું — તાત્કાલિક અને મહત્વનું — હમણાં જ કરવાનું. બીજું — મહત્વનું પણ તાત્કાલિક નહીં — આજે જ સમય કાઢીને કરવાનું, નહીં તો કાલે તે તાત્કાલિક બની જશે. ત્રીજું — તાત્કાલિક પણ મહત્વનું નહીં — બીજાને સોંપવાનું કે ટૂંકમાં પતાવવાનું. ચોથું — ન તાત્કાલિક ન મહત્વનું — બંધ કરી દેવાનું.

અહીં એઆઈ તમારો સમય બચાવે છે. તમારે ચાર ખાનાં જાતે દોરવાની જરૂર નથી. તમે તમારી અસ્તવ્યસ્ત યાદી એઆઈને આપો છો, અને એઆઈ દરેક કામ વાંચીને તેને યોગ્ય ખાનામાં મૂકે છે. પછી તે કહે છે કે પહેલું કામ કયું કરવું. આ રીતે નિર્ણય લેવાનો બોજ ઓછો થાય છે અને તમે વિચારવાને બદલે કરવાનું શરૂ કરી શકો છો.

સાદી સૂચના vs ચોક્કસ સૂચના: અસલી તફાવત

મોટા ભાગના લોકો એઆઈને ફક્ત એટલું કહે છે કે મારી યાદી ગોઠવી દે. પરિણામ ઘણી વાર નકામું આવે છે. ચાલો જોઈએ શું થાય છે.

પહેલો પ્રયોગ: અધૂરી સૂચના

મારી પેન્ડિંગ યાદી ગોઠવી દો: બેંક ફોન, રિપોર્ટ, બાળકની શાળા, મીટિંગ, ઈમેલ, ખરીદી.

જુઓ, એઆઈએ ફક્ત યાદીને નંબર આપી દીધા. તેણે વિચાર્યું જ નહીં કે બેંક ફોન આજે જ થવો જોઈએ કે નહીં, કે રિપોર્ટ મહત્વનો છે કે નહીં. આ યાદી ગોઠવાયેલી લાગે છે, પણ ખરેખર તે તમને નિર્ણય લેવામાં મદદ નથી કરતી. તમે હજી પણ ગૂંચવાયેલા જ રહો છો.

બીજો પ્રયોગ: ચોક્કસ અને કડક સૂચના

તમે એક સમય વ્યવસ્થાપન સલાહકાર છો. નીચેની યાદીને આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સના ચાર ખાનામાં વહેંચો: (1) તાત્કાલિક અને મહત્વનું, (2) મહત્વનું પણ તાત્કાલિક નહીં, (3) તાત્કાલિક પણ મહત્વનું નહીં, (4) ન તાત્કાલિક ન મહત્વનું. દરેક કામ માટે એક લાઇનમાં કારણ લખો. પછી પહેલા ખાનાના કામોનો ક્રમ બતાવો. યાદી: બેંક ફોન, રિપોર્ટ, બાળકની શાળા, મીટિંગ, ઈમેલ, ખરીદી.

આ વખતે એઆઈએ ફક્ત ગોઠવ્યું નહીં, પણ દરેક કામ પાછળનું કારણ પણ આપ્યું. તમને ખબર પડે છે કે બેંક ફોન પહેલો કેમ છે અને ખરીદી છેલ્લે કેમ છે. આ રીતે તમે ગૂંચવણમાંથી બહાર નીકળીને સીધા કામ પર ધ્યાન આપી શકો છો.

કોપી કરવા માટે તૈયાર ટેમ્પલેટ

નીચેનું ટેમ્પલેટ તમારા રોજિંદા કામ માટે તૈયાર છે. ચોરસ કૌંસમાં તમારી માહિતી ભરો અને એઆઈને આપો.

તમે [તમારું કામ/ભૂમિકા] માટે સમય વ્યવસ્થાપન સલાહકાર છો. મારી આજની યાદી નીચે છે. દરેક કામને આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સના ચાર ખાનામાં વહેંચો: (1) તાત્કાલિક અને મહત્વનું, (2) મહત્વનું પણ તાત્કાલિક નહીં, (3) તાત્કાલિક પણ મહત્વનું નહીં, (4) ન તાત્કાલિક ન મહત્વનું. દરેક કામ માટે એક લાઇનમાં કારણ લખો. પછી પહેલા ખાનાના કામોનો ક્રમ બતાવો. યાદી: [તમારી બધી પેન્ડિંગ વસ્તુઓ].

એઆઈને સીધો રસ્તે લાવવાના ટૂંકા આદેશો

• જો એઆઈ ફક્ત યાદી નંબર આપે, તો કહો: દરેક કામ માટે કારણ લખો.
• જો એઆઈ બધું તાત્કાલિક કહે, તો કહો: ખરેખર આજે જ કરવું પડે તેવા કામ અલગ કરો.
• જો એઆઈ ટૂંકો જવાબ આપે, તો કહો: ચાર ખાનાં અને તેમાં દરેક કામ સ્પષ્ટ લખો.

કેવી રીતે ખબર પડે કે આ રીત કામ કરે છે?

જ્યારે તમે એઆઈની ગોઠવેલી યાદી જોઈને તરત જ સમજી જાઓ કે પહેલું કામ કયું કરવું, ત્યારે સમજો કે આ રીત કામ કરે છે. જો હજી પણ ગૂંચવણ લાગે, તો એઆઈને કહો કે દરેક કામ માટે એક કારણ ઉમેરો. આખરે, આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સનો હેતુ ફક્ત યાદી ગોઠવવાનો નહીં, પણ તમને નિર્ણય લેવામાં મદદ કરવાનો છે. અને જો તમે મોબાઇલ પર છો, તો એઆઈ એપના મફત વોઇસ મોડમાં આ જ સૂચના બોલીને આપો — બોલવાથી તમારી જાતને પણ સ્પષ્ટતા મળે છે કે ખરેખર શું જરૂરી છે.