પાવરપોઇન્ટમાં કોપાયલટ: નાની નોંધમાંથી મિનિટોમાં તૈયાર સ્લાઇડ ડેક કેવી રીતે બને છે?

કલ્પના કરો, ઓફિસમાં તમારે કાલે સવારે બેઠકમાં પ્રેઝન્ટેશન રજૂ કરવાનું છે. હાથમાં માત્ર એક પાનાની નોંધ છે, જેમાં મુદ્દા ટૂંકમાં લખ્યા છે. પહેલાં તમે કલાકો સુધી સ્લાઇડ પાછળ સ્લાઇડ ગોઠવતા, રંગ પસંદ કરતા અને ફોટા શોધતા. હવે પાવરપોઇન્ટમાં કોપાયલટ નામની સુવિધા એ જ કામ થોડી મિનિટમાં કરી આપવાનો દાવો કરે છે. પણ શું એ ખરેખર તૈયાર પ્રેઝન્ટેશન આપે છે, કે માત્ર શરૂઆતનું ઢાંચું?

કોપાયલટને શું આપવું પડે છે?

કોપાયલટ પોતાની મેળે વિષય શોધીને પ્રેઝન્ટેશન નથી બનાવતું. તેને તમારો કાચો માલ જોઈએ છે. તમે પાવરપોઇન્ટ ખોલીને ઉપરની પટ્ટીમાં કોપાયલટનું બટન દબાવો, પછી 'ફાઇલમાંથી પ્રેઝન્ટેશન બનાવો' પસંદ કરો અને તમારો વર્ડ દસ્તાવેજ કે લખેલી નોંધ સૂચવો. કોપાયલટ એ લખાણ વાંચે છે, મુખ્ય મુદ્દા અલગ કરે છે અને તેમાંથી દસથી વીસ સ્લાઇડ સુધીનું ડેક બનાવે છે. દરેક સ્લાઇડ પર શીર્ષક, ટૂંકા મુદ્દા અને નીચે બોલવાની નોંધ (સ્પીકર નોટ્સ) પણ મૂકે છે, જે રજૂ કરતી વખતે તમને યાદ કરાવે છે કે શું કહેવું છે.

એટલે કે, તમારું કામ બે ભાગમાં વહેંચાય છે. પહેલો ભાગ તમે કરો છો, જેમાં વિષય વિશેની માહિતી લખો છો. બીજો ભાગ કોપાયલટ કરે છે, જેમાં એ માહિતીને સ્લાઇડના દેખાવમાં ગોઠવે છે. આ ગોઠવણીમાં તે કંપનીના રંગો, અક્ષરો અને સુસંગત દેખાવ પણ લાગુ કરે છે. જો તમારી પાસે પહેલેથી કંપનીનું ઢાંચું હોય, તો તેને અનુસરવાનો પ્રયત્ન કરે છે.

શું ખરેખર કામનું છે અને શું નહીં?

કોપાયલટનો સૌથી મોટો ફાયદો સમયની બચત છે. જ્યારે તમારે દર અઠવાડિયે એકસરખા પ્રકારની બેઠકો માટે પ્રેઝન્ટેશન બનાવવું પડે, ત્યારે ખાલી સ્લાઇડ ઉપર શીર્ષક લખવાનું કામ કંટાળાજનક બની જાય છે. કોપાયલટ એ શરૂઆતનું કામ ઝડપથી કરી આપે છે. તે ગૂંચવાડાભર્યા ફકરાને ટૂંકા મુદ્દામાં ફેરવી શકે છે અને તેમાં નાના ચિહ્ન કે આકૃતિ પણ ઉમેરે છે. પણ ધ્યાનમાં રાખો, તે મોટે ભાગે પહેલેથી બનેલા ઢાંચા વાપરે છે. તેથી દરેક સ્લાઇડ એકસરખી લાગવા લાગે છે. ખૂબ મહત્ત્વના પ્રેઝન્ટેશન માટે તમારે જાતે ફોટા બદલવા, આંકડાના ગ્રાફ સુધારવા અને દેખાવને અલગ બનાવવો પડે છે.

• સમય બચત: ખાલી સ્લાઇડ ગોઠવવાને બદલે તમે વિષય પર ધ્યાન આપી શકો છો.
• બોલવાની નોંધ: દરેક સ્લાઇડ સાથે નાની નોંધ મળે છે, જે રજૂઆતમાં મદદ કરે છે.
• એકસરખો દેખાવ: કંપનીના રંગ અને અક્ષરો આપોઆપ લાગુ થાય છે.
• જાતે તપાસ જરૂરી: આંકડા, ફોટા અને ગ્રાફ ખોટા કે સામાન્ય હોઈ શકે છે.

તમારી માહિતી સુરક્ષિત રહે છે?

ઓફિસના દસ્તાવેજોમાં ઘણી વાર ગ્રાહકોની વિગતો કે કંપનીના આંતરિક આંકડા હોય છે. એટલે સૌથી પહેલું પ્રશ્ન થાય કે આ માહિતી ક્યાં જાય છે? માઇક્રોસોફ્ટ જણાવે છે કે વ્યાવસાયિક ગ્રાહકો માટે તેમની ડેટા સુરક્ષા વ્યવસ્થા હેઠળ તમારી ફાઇલો અને પ્રેઝન્ટેશન કંપનીની બહાર જતાં નથી અને તેનાથી મોડેલને તાલીમ પણ નથી અપાતું. આ વાત ધ્યાનમાં રાખવી જરૂરી છે, કારણ કે દરેક સાધન આવી ખાતરી આપતું નથી. જો તમે અંગત લાઇસન્સ વાપરો છો, તો તમારી ઓફિસના નિયમો અને લાઇસન્સની શરતો એક વાર તપાસી લેવી સારી.

આ સુવિધા વાપરવા માટે માઇક્રોસોફ્ટ 365 નું લાઇસન્સ અને કોપાયલટનું લાઇસન્સ બંને જોઈએ. ઘરેલું પેકેજ કે ઓફિસના પેકેજ પ્રમાણે શરતો બદલાય છે. એટલે ખરીદી પહેલાં તમારા સંસ્થાના આઇટી વિભાગ કે લાઇસન્સ આપનાર સાથે ચકાસી લેવું સારું.

બીજા સાધનો સાથે સરખામણી

બજારમાં આ જ કામ માટે બીજા સાધનો પણ છે, જેમ કે ગામા એપ, બ્યુટિફુલ.એઆઈ અને કેનવાનું મેજિક સ્ટુડિયો. આ બધા સાધનો એક જ પ્રકારનું કામ કરે છે, એટલે તેમની સરખામણી એક જ સ્તરે થવી જોઈએ. કોપાયલટની ખાસિયત એ છે કે તે પાવરપોઇન્ટની અંદર જ રહે છે. તમારે અલગ વેબસાઇટ ખોલવાની જરૂર નથી અને ફાઇલ ડાઉનલોડ કરીને ફરી ખોલવાની ઝંઝટ નથી. જે લોકો રોજ ઓફિસના દસ્તાવેજોમાં કામ કરે છે, તેમના માટે આ સગવડ મોટી બાબત છે.

છેવટે, કોપાયલટને એક ઝડપી સહાયક તરીકે જુઓ, જાદુઈ ડંડા તરીકે નહીં. તે તમને ખાલી પાનાથી ભરેલી સ્લાઇડ સુધી પહોંચાડે છે, પણ ત્યાંથી આગળની સફર તમારી રહે છે. વિષયની સાચી સમજ, યોગ્ય ફોટા અને સ્પષ્ટ આંકડા એ જ તમારી રજૂઆતને યાદગાર બનાવે છે. કોપાયલટ એ કામને હળવું કરે છે, જેથી તમે વિચારવા અને બોલવા પર વધુ ધ્યાન આપી શકો.