પ્રોજેક્ટ કન્સલ્ટન્ટની યાદીમાં ગૂંચવાડો? આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ એઆઈ સાથે કેમ વાપરવું

સવારે નવ વાગ્યા છે. તમારા લેપટોપ પર ઇમેઇલ, વોટ્સએપ અને નોટબુકમાંથી કુલ સત્તર કામોની યાદી ભેગી થઈ ગઈ છે. ક્લાયન્ટનો ફોન આવે છે, બોસ તાત્કાલિક રિપોર્ટ માંગે છે, અને તમે વિચારમાં પડી જાઓ છો કે પહેલું શું કરવું. આ ગૂંચવાડો દરેક પ્રોજેક્ટ કન્સલ્ટન્ટના રોજનો હિસ્સો છે.

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ શું છે અને એઆઈ તેમાં કેમ મદદ કરે છે

આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સમાં દરેક કામને બે પ્રશ્નો પરથી ચાર ખાનાંમાં મૂકવામાં આવે છે: (૧) તાત્કાલિક અને અગત્યનું, (૨) અગત્યનું પણ તાત્કાલિક નહીં, (૩) તાત્કાલિક પણ અગત્યનું નહીં, અને (૪) ન તાત્કાલિક ન અગત્યનું. આ ચાર ખાનાં તમને બતાવે છે કે કયું કામ તરત કરવું, કયું આજે જ શેડ્યૂલ કરવું, કયું બીજાને સોંપવું અને કયું કાઢી નાખવું.

એઆઈ સાધનો આ કામમાં એટલા માટે ઉપયોગી છે કે તેઓ તમારી અસ્તવ્યસ્ત યાદીને ઝડપથી વાંચીને દરેક કામને યોગ્ય ખાનામાં ગોઠવી શકે છે. તમારે ફક્ત એટલું કહેવું પડે છે કે તમારો હેતુ શું છે અને કઈ મર્યાદા છે. પછી એઆઈ તમને એક સ્પષ્ટ ક્રમ આપે છે, જેના પરથી તમે નિર્ણય લઈ શકો છો.

પહેલો પ્રયોગ: સાદી વિનંતી અને તેનો ઢીલો જવાબ

ચાલો એક સામાન્ય રીતે જોઈએ કે જ્યારે આપણે એઆઈને ફક્ત યાદી આપીએ છીએ ત્યારે શું થાય છે.

આ કામોની યાદી ગોઠવો: ક્લાયન્ટને ઇમેઇલ મોકલવો, બજેટ રિપોર્ટ બનાવવો, ટીમ મીટિંગ ગોઠવવી, નવો પ્રોજેક્ટ પ્રસ્તાવ લખવો, ઓફિસ સપ્લાય ઓર્ડર કરવો, જૂના ફાઇલો આર્કાઇવ કરવી.

આ જવાબ ખરેખર નકામો છે કારણ કે એઆઈએ ફક્ત યાદીનો ક્રમ બદલ્યો છે, પણ કયું કામ તાત્કાલિક છે અને કયું અગત્યનું છે તે જણાવ્યું નથી. પ્રોજેક્ટ કન્સલ્ટન્ટ માટે આવો જવાબ ઉપયોગી નથી, કારણ કે તે નિર્ણય લેવામાં મદદ કરતો નથી.

બીજો પ્રયોગ: ચોક્કસ સૂચના અને વાસ્તવિક જવાબ

હવે આપણે એઆઈને સ્પષ્ટ ભૂમિકા અને મર્યાદા આપીએ છીએ, જેથી તે ખરેખર ઉપયોગી બને.

તું એક પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કન્સલ્ટન્ટ છે. નીચેની યાદીને આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સના ચાર ખાનાંમાં વહેંચ: તાત્કાલિક-અગત્યનું, અગત્યનું-તાત્કાલિક નહીં, તાત્કાલિક-અગત્યનું નહીં, અને ન તાત્કાલિક ન અગત્યનું. દરેક ખાના માટે એક વાક્યમાં કારણ આપ. પછી પહેલા ત્રણ કામોનો ક્રમ બતાવ જે આજે જ થવા જોઈએ. યાદી: ક્લાયન્ટને ઇમેઇલ મોકલવો, બજેટ રિપોર્ટ બનાવવો, ટીમ મીટિંગ ગોઠવવી, નવો પ્રોજેક્ટ પ્રસ્તાવ લખવો, ઓફિસ સપ્લાય ઓર્ડર કરવો, જૂના ફાઇલો આર્કાઇવ કરવી.

આ જવાબ ઉપયોગી છે કારણ કે એઆઈએ દરેક કામને યોગ્ય ખાનામાં મૂક્યું છે અને કારણ પણ આપ્યું છે. હવે તમે નક્કી કરી શકો છો કે કયું કામ તરત કરવું અને કયું મોકૂફ રાખવું. આ રીતે એઆઈ તમારો નિર્ણય લેવાનો બોજ હળવો કરે છે.

માસ્ટર ટેમ્પલેટ: કોપી કરો અને તરત વાપરો

નીચે આપેલું ટેમ્પલેટ તમારા રોજિંદા કામ માટે તૈયાર છે. ફક્ત ચોરસ કૌંસમાં લખેલી જગ્યાઓ ભરો અને એઆઈને મોકલો.

તું [તમારો હોદ્દો, દા.ત. પ્રોજેક્ટ કન્સલ્ટન્ટ] છે. મારી પાસે નીચેની કામોની યાદી છે. તેને આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સના ચાર ખાનાંમાં વહેંચ. દરેક ખાના માટે એક વાક્યમાં કારણ આપ. પછી [આજની તારીખ] માટે પહેલા ત્રણ કામોનો ક્રમ બતાવ. ધ્યાનમાં રાખ કે [તમારી મુખ્ય મર્યાદા, દા.ત. ક્લાયન્ટની મીટિંગ બપોરે ૩ વાગ્યે છે]. યાદી: [તમારી બધી પેન્ડિંગ કામો અહીં લખો].

ઝડપી સુધારણા માટે ત્રણ આદેશો

• જો એઆઈ ખૂબ ઢીલું જવાબ આપે તો કહો: 'આ જવાબમાં કારણ સ્પષ્ટ નથી, દરેક ખાના માટે ચોક્કસ કારણ આપ.'
• જો એઆઈ બધું જ અગત્યનું ગણે તો કહો: 'ફક્ત એ જ કામ અગત્યનાં ગણ જે સીધા પ્રોજેક્ટના પરિણામ સાથે જોડાયેલાં છે.'
• જો એઆઈ તારીખ કે સમય ભૂલી જાય તો કહો: 'આજની તારીખ અને સમય મર્યાદા ધ્યાનમાં રાખીને ફરી ગોઠવ.'

સફળતાનો માપદંડ અને અવાજમાં અભ્યાસ

તમારો અભ્યાસ સફળ થયો છે તે ત્યારે સમજવું જ્યારે તમે એઆઈના જવાબને જોઈને તરત નક્કી કરી શકો કે પહેલું કામ કયું કરવું અને કયું મોકૂફ રાખવું. જો તમારે ફરી વિચારવું ન પડે અને યાદી સ્પષ્ટ લાગે, તો સમજો કે તમે મેટ્રિક્સનો ઉપયોગ શીખી ગયા છો. આ કૌશલ્ય વધુ મજબૂત કરવા માટે તમારા ફોનના એઆઈ એપમાં અવાજ મોડ ચાલુ કરો અને મોટેથી બોલીને તમારી યાદી ગોઠવવાની પ્રેક્ટિસ કરો. અવાજમાં બોલવાથી તમારી વિચારસરણી ઝડપી બને છે અને તમે તરત જ જોઈ શકો છો કે એઆઈ કઈ જગ્યાએ ગૂંચવાય છે.